Cycle de vie

Les archives passent à travers trois âges successifs.

• Archives courantes : cet âge commence dès la création du document et dure tant que ce dernier est utilisé par le service qui l'a produit.

• Archives intermédiaires : à ce stade le document n'est plus d'usage quotidien, mais le service producteur peut encore en avoir besoin pour faire face à des recours ou encore instruire d'autres affaires.

Ces deux âges forment la durée d'utilité administrative (DUA) durant laquelle un document doit être conservé par les services producteurs.

• Archives définitives : à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, les documents sont soit éliminés, soit conservés à titre historique. On parle alors d’archives définitives, qui ont vocation à être versées aux Archives de Paris.

La constitution d’archives électroniques suppose également une gestion du cycle de vie du document avec l’intégration, le plus en amont possible, de l’enjeu de l’archivage au sein des projets informatiques ou de dématérialisation.